Notfallordner anlegen: was hineingehört und wo er liegen muss

Die sieben Register

Die Struktur ist wichtiger als die Vollständigkeit. Wer im Ernstfall in den Ordner greift, steht unter Druck und braucht eine Ordnung, die sich in zehn Sekunden erschließt.

Register	Inhalt	Form
1 Person	Ausweisdaten, Krankenkasse, Blutgruppe, Kontaktliste	eine Übersichtsseite
2 Vollmachten	Vorsorgevollmacht, Betreuungsverfügung, Patientenverfügung	Kopie, Original separat
3 Finanzen	Konten, Kredite, Daueraufträge, Steuerberater	Liste ohne Zugangsdaten
4 Versicherungen	Policen mit Nummer und Ansprechpartner	Liste plus Kopien
5 Wohnen	Mietvertrag oder Grundbuchdaten, Zähler, Absperrhähne	Kopie plus Notizblatt
6 Digitales	Konten, Abos, Verträge, Zugangsverwaltung	Liste der Dienste
7 Wünsche	Bestattung, Haustiere, Nachrichten an Angehörige	handschriftlich

Ganz vorn kommt ein einzelnes Deckblatt: Name, Geburtsdatum, zwei Notfallkontakte mit Telefonnummer, Hausarzt, Krankenkasse. Diese eine Seite beantwortet die ersten Fragen im Krankenhaus, und alles Weitere kann warten.

Vorsorgevollmacht, Betreuungsverfügung, Patientenverfügung

Die drei Dokumente werden ständig verwechselt, obwohl sie völlig verschiedene Dinge regeln.

• Die Vorsorgevollmacht bestimmt, wer für dich handeln darf, wenn du es selbst nicht mehr kannst. Sie wirkt sofort und ohne Gericht.
• Die Betreuungsverfügung greift, wenn keine Vollmacht existiert. Sie sagt dem Gericht, wen es als Betreuer bestellen soll und wen nicht.
• Die Patientenverfügung regelt keine Person, sondern eine Behandlung. Nach § 1827 BGB legt darin ein einwilligungsfähiger Volljähriger schriftlich fest, in welche ärztlichen Maßnahmen er einwilligt und welche er untersagt. Widerrufen kann er sie jederzeit formlos.

Ein Punkt wird oft falsch verstanden: Ehepartner vertreten sich nicht automatisch in allem. Nach § 1358 BGB dürfen sich Ehegatten in Angelegenheiten der Gesundheitssorge gegenseitig vertreten, wenn einer wegen Bewusstlosigkeit oder Krankheit nicht selbst entscheiden kann. Dieses Recht ist auf sechs Monate begrenzt, entfällt bei Getrenntleben und gilt nicht, wenn bereits eine Vollmacht oder eine Betreuung besteht. Für Bankgeschäfte, Verträge und Wohnungsangelegenheiten trägt es ohnehin nicht.

Formulare für Vorsorgevollmacht und Betreuungsverfügung stellt das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz kostenlos bereit. Eine Checkliste, welche Dokumente in eine Notfallmappe gehören, veröffentlicht zusätzlich das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe. Beide Vorlagen sind ein guter Start, decken den Haushaltsteil aber nur knapp ab. Wer möchte, kann eine Vollmacht zusätzlich im Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer eintragen lassen, damit Gerichte sie finden. Dafür fällt eine einmalige Gebühr an, deren aktuelle Höhe auf vorsorgeregister.de steht. Für Grundstücksgeschäfte verlangen Banken und Grundbuchämter in der Regel eine notariell beurkundete Vollmacht. Dieser Abschnitt ersetzt keine Rechtsberatung; im Einzelfall entscheidet das zuständige Betreuungsgericht oder ein Notariat.

Notfallordner anlegen: sieben Schritte

1. Ordner und Register kaufen. Ein breiter Ordner mit sieben Trennblättern und Klarsichthüllen reicht. Farbe egal, Hauptsache er fällt im Regal auf.
2. Deckblatt schreiben. Name, Geburtsdatum, zwei Notfallkontakte, Hausarzt, Krankenkasse, Datum der letzten Aktualisierung.
3. Unterlagen sammeln, aber kopieren. Von jedem Dokument eine Kopie in den Ordner, das Original bleibt an seinem Platz.
4. Listen statt Belegberge. Konten, Versicherungen und Abos als einseitige Tabelle mit Anbieter, Nummer und Kontakt. Das ist schneller lesbar als 30 Policen.
5. Vollmachten klären. Erst überlegen, wer handeln soll, dann das Formular ausfüllen und unterschreiben.
6. Zweitexemplar anlegen und einer Vertrauensperson geben oder an einem zweiten Ort deponieren.
7. Termin setzen. Einmal im Jahr, am besten mit der Steuererklärung verknüpft, alles durchgehen und das Datum auf dem Deckblatt aktualisieren.

Was nicht in den Ordner gehört

Ein Notfallordner ist kein Tresor. Er liegt bewusst zugänglich, und genau deshalb dürfen bestimmte Dinge nicht hinein.

Passwörter im Klartext sind der häufigste Fehler. Wer eine Liste mit Bankzugang und Mailkonto in den Schrank stellt, hat ein Sicherheitsproblem geschaffen. Nutze stattdessen einen Passwortmanager und hinterleg im Ordner nur den Hinweis, welcher Manager verwendet wird und wer das Hauptpasswort im Ernstfall bekommt, etwa über einen versiegelten Umschlag beim Notar oder eine Notfallfreigabe im Programm.

Originale von Urkunden gehören ebenfalls nicht hinein. Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Testament und Grundbuchauszug bewahrst du getrennt auf, das Testament am besten beim Nachlassgericht. In den Ordner kommt nur ein Vermerk, wo das Original liegt. So ist bei Wasserschaden oder Einbruch nicht alles auf einmal weg.

Digitaler Nachlass

Der digitale Teil ist der am häufigsten vergessene. Angehörige stehen sonst vor Abos, die weiterlaufen, und Konten, an die niemand herankommt.

Leg eine Liste an mit Diensten, Anbieter und Zweck: Mailkonto, Cloudspeicher, Streaming, Onlinehändler, soziale Netzwerke, Domains, Zahlungsdienste. Keine Passwörter, nur die Dienste. Ergänze bei jedem Eintrag, was passieren soll: löschen, kündigen, übertragen oder in Gedenkzustand versetzen.

Große Anbieter haben eigene Werkzeuge dafür, etwa Kontoinaktivität-Manager oder Nachlasskontakte. Die einzurichten dauert je Dienst wenige Minuten und ist deutlich wirksamer als jede Liste. Notiere im Ordner, bei welchen Diensten du das gemacht hast.

Was im Haushalt sonst noch fehlt

Register fünf ist das, was Vorlagen aus dem Netz meistens auslassen, und im Alltag am schnellsten gebraucht wird.

• Zählernummern und Zählerstände für Strom, Gas und Wasser, mit Ablesedatum.
• Wo die Absperrhähne sitzen, für Wasser je Strang und für Gas der Haupthahn. Skizze hilft mehr als eine Beschreibung.
• Sicherungskasten: Foto der beschrifteten Reihe, dazu wo der Ersatzschlüssel liegt.
• Handwerkerkontakte, die du selbst schon genutzt hast, mit Gewerk und Telefonnummer.
• Hausverwaltung oder Vermieter mit Notfallnummer, bei Eigentum die Verwaltung der Eigentümergemeinschaft.

Zum Gas noch ein klarer Hinweis: Den Haupthahn zudrehen und lüften darf und soll im Verdachtsfall jeder. Alles danach ist Fachsache. Die Anlage prüfen, eine Leitung wieder in Betrieb nehmen oder ein Gasgerät anschließen darf nur ein zugelassener Installateur oder der Netzbetreiber. Bei Gasgeruch schaltest du nichts ein und aus, auch kein Licht, verlässt die Wohnung und rufst von draußen den Notdienst. Für Wasser gilt Ähnliches: absperren ja, an der Installation arbeiten nur mit Fachbetrieb.

Aufbewahrung, Zweitexemplar, Aktualisierung

Ein Bankschließfach ist der falsche Ort. Im Ernstfall kommt niemand kurzfristig heran, und genau dann wird der Ordner gebraucht. Besser ist ein fester Platz in der Wohnung, den zwei Menschen kennen, etwa im Wohnzimmerschrank oder neben den Steuerunterlagen.

Ein Zweitexemplar mit den wichtigsten Kopien liegt bei einer Vertrauensperson oder bei Kindern. Wer digital arbeitet, kann zusätzlich einen verschlüsselten Ordner in der Cloud anlegen, muss dann aber den Zugang im Ernstfall geregelt haben.

Ein Notfallordner altert schneller, als man denkt. Bankverbindungen ändern sich, Versicherungen werden gewechselt, Kontakte ziehen um. Setz dir deshalb einen jährlichen Termin und trag oben auf dem Deckblatt jedes Mal das neue Datum ein. Wer ohnehin einmal im Jahr aufräumt, findet Struktur dafür im Ratgeber Haushaltsbuch führen, und die Versicherungsübersicht wird leichter mit dem Ratgeber Hausratversicherung.

Zuletzt aktualisiert: September 2026 · Angaben ohne Gewähr.